googleカレンダーを再構成するときに考えたこと

もともとの使い方
リスケジュールが発生しても見た目が崩れなかったり、まだ「この展覧会やってるうちにどこかでいく！」といったぼんやりしている予定も書き込めるので、プライベートでgoogleカレンダーをちょっとずつ使っていました。

←ざっくりと「予定」「確定」と２つのカレンダーを作って、「まだいつかわからないけどこの期間中にこなす」予定を[予定]に、「この日この時間に！」という予定を[確定]に割り振ります。



最初に決めたこの戦法で、

• 日時が曖昧のまま予定を取りこぼす
• 確定している予定が重複したことに気づかない

といったことがなくなって、大変快適に過ごしておりました。

そのうち、同じようなことを職場でも行いたくなりました。最初は同じアカウントでやるつもりでしたが、PWがダダ漏れになってしまう可能性を考慮して別アカウントを作成し、同じ分類で運用開始。
更に職場アカウントでは詳細を見せずに私用カレンダーの確定を、私用アカウントでは詳細を見せて職場カレンダーを共有するように設定して、これで定時退勤死守の日とかふと気になった予定とかもばっちり確認できるぜ！と思っていたのですが…。

見直しのきっかけ
なんだか妙に使いにくいのです。特に職場用カレンダー絡みが。致命的ではないものの、なんだか使いにくい。なんでだ。ごっちゃりしすぎているのか？しかし案件毎にカレンダーなんか作りたくないぞコレ。
と、モヤモヤしているところ、こちらで「カレンダーを６つに分ける」説を発見。

締め切りから自由時間まで。６つのカレンダーで人生の時間を支配する/Lifehacking.jp

最初に読んだ時は「ぴったりこの６つに分けるのはしんどいなあ…」と思ったものの、なんだか引っかかったのでクリップしてありました。私エライ。何度か分類を眺めるうちに、「案件ごとは無理があるけど、もうちょっと粒度の粗い分類でやってみればいいのでは？」というところにようやく考えが至ったのでした。

中間層となる分類を考えた

←というわけでレポート用紙に思いつくまま書いてみたところ、案外これでいけそうな気がする…！という分類が早々にできあがり。
全部で８つのカレンダーになりました。一気に増えすぎですが、もともとToodledoでよく出てくる分類をざっくり拾うとこんな感じになってしまいました。

• 労働時間：その日のすべての労働時間。
• 内勤(修正)：プログラム修正用の時間。
• 内勤(テスト)：修正後のテスト時間。
• 内勤(打合)：業務移管や依頼事項の確認打合等。
• 調査：事例等を調査する時間。
• 外勤：現場への移動時間と作業時間。
• 割込：他部門からの緊急調査依頼など。
• その他：週次/月次のMTGや毎日の通勤時間、作業内容をまとめる時間。

「割込」なんかは先の６つのカレンダーのお話から「空き時間」カレンダーをヒントに突っ込んだものです。

時間通りでなくてもいい

さすがにみっちり「この時間帯には修正して、次はテストで…」と作業するのは難しいでしょうし、するつもりもありません。分割するのは、週間カレンダーでパッと見たときにどの作業にどれぐらい時間を確保できているか確認するためです。

丸一日、ひとつのことにそれだけに集中して終わらせることができるような環境であれば良いのですが、複数案件平行していることが多く、それもあって大抵数日ごしの作業となります。なので、とりあえず今週消化したい内容がどれぐらいかかるか見積もっておいて(この作業には以前からToodledoを使っています)、１日の労働時間内の上から順に１時間とか２時間とか切って使います。１週間分それをやって、はみ出しそうなら調整する。内勤を特に分割したのは、この調整の時に優先度をつけやすいようにするためです。チーム内のパワーバランスを考慮すると、大体優先度は修正＞テスト＞打合の順になるので、そこがきっちり判別できる必要がありました。

ただ、これらが細切れで出ていると見づらいこともあるので、一日の作業時間全体を貫くように、「労働時間」カレンダーに予定登録しておきます。こいつを共有設定しておけば、将来的に分類を追加したくなったときにそのカレンダーについて共有設定する必要がありません。また、終業後に予定がある場合などは先にこのカレンダーに定時までの予定として登録しておくことで「この時間内で仕事を収める必要がある」ということがわかるようになります。

面倒になれば戻せばいい
とりあえず、いま考えられるだけのことは考えて作って見ましたが、まずはユルく使っていこうと思います。紙媒体と異なり、やり直しをしても見づらくならないのもひとつの魅力。使いづらければ減らしたり増やしたり、色々やって調整すればいいかな、と。
まずはぶっつけ本番、やってみよー。ぐらいのノリで、使っていこうと思います。待て続報。